Cuando se crea una base de datos, los datos se almacenan en tablas, que son listas de filas y columnas basadas en temas. Por ejemplo, puede crear una tabla Contactos para almacenar una lista de nombres, direcciones y números de teléfono, o una tabla Productos para almacenar información sobre productos. Siempre debe empezar a diseñar una base de datos creando primero sus tablas, incluso antes de crear otros objetos de base de datos.
En este artículo se explica cómo crear tablas. Aprenderá a crear una tabla, a agregar campos a la tabla y a definir la clave principal de una tabla. Obtendrá también información sobre los tipos de datos y sobre el modo de definir propiedades de los campos y de la tabla.Antes de crear tablas, debe examinar cuidadosamente sus requisitos y diseñar la base de datos para determinar las tablas que necesita. Para obtener una introducción a la preparación y diseño de una base de datos, vea el artículo Conceptos básicos del diseño de una base de datos.
En este artículo
- ¿Qué es una tabla?
- Crear una tabla nueva
- Crear una tabla a partir de una plantilla de tabla
- Importar o vincular para crear una tabla
- Crear una tabla a partir de una lista de SharePoint
- Agregar campos a una tabla en la vista Hoja de datos
- Agregar campos mediante plantillas de campos
- Agregar un campo de una tabla existente
- Definir el tipo de datos de un campo en la vista Hoja de datos
- Guardar una tabla
- Definir la clave principal
- Definir las propiedades de los campos
- Definir las propiedades de las tablas
¿Qué es una tabla?
Una tabla contiene datos sobre un tema en concreto, como empleados o productos. Cada registro de una tabla contiene información sobre un elemento, como un determinado empleado. Un registro se compone de campos, como un nombre, una dirección y un número de teléfono. Los registros se suelen denominar también filas y los campos, columnas.
Registro o fila
Campo o columnaEn la lista siguiente se indican algunos ejemplos de tablas comunes que puede crear.
- Una tabla de clientes con los clientes de su empresa y sus direcciones
- Un catálogo de los productos en venta con precios e imágenes de cada artículo
- Una tabla de tareas para controlar las tareas y los plazos
- Un inventario de equipo o stock disponible
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Crear una tabla nueva
Una base de datos simple, como una lista de contactos, puede contener sólo una tabla, pero hay muchas bases de datos que contienen varias tablas. Cuando crea una nueva base de datos, crea un nuevo archivo que sirve de contenedor para todos los objetos de la base de datos, incluidas las tablas.Puede crear una tabla creando una nueva base de datos, insertando una tabla en una base de datos existente o importando o vinculando una tabla desde otro origen de datos, como un libro de Microsoft Office Excel 2007, un documento de Microsoft Office Word 2007, un archivo de texto u otra base de datos. Cuando crea una nueva base de datos en blanco, se inserta automáticamente una nueva tabla vacía. A continuación, puede escribir datos para empezar a definir los campos.
Crear una tabla en una nueva base de datos
- Haga clic en el botón de Microsoft Office
y, a continuación, haga clic en Nuevo.
- En el cuadro Nombre de archivo, escriba el nombre del archivo. Para cambiar la ubicación, haga clic en el icono de carpeta para buscar la ubicación.
- Haga clic en Crear.
Se abre la nueva base de datos, se crea una nueva tabla denominada Tabla1 y se abre en la vista Hoja de datos.
Crear una tabla en una base de datos existente
- Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
- En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
- En el grupo Tablas de la ficha Crear, haga clic en Tabla.
Se inserta una nueva tabla en la base de datos y la tabla se abre en la vista Hoja de datos.
Volver al principioCrear una tabla a partir de una plantilla de tabla
Para crear una tabla Contactos, Tareas, Problemas, Eventos o Activos, tal vez desee partir de una de las plantillas de tablas para estos temas que se incluyen en Office Access 2007. Las plantillas de tablas se diseñaron para que fueran compatibles con las listas de Windows SharePoint Services 3.0 del mismo nombre.- Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
- En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
- En el grupo Tablas de la ficha Crear, haga clic en Plantillas de tabla y, a continuación, seleccione una de las plantillas disponibles de la lista.
Se inserta una nueva tabla basada en la plantilla de tabla que ha seleccionado.
Volver al principioImportar o vincular para crear una tabla
Puede crear una tabla importando o vinculando información almacenada en otro lugar. Por ejemplo, puede importar o vincular a la información de una hoja de cálculo de Excel, una lista de SharePoint, un archivo XML, otra base de datos de Access, una carpeta de Microsoft Office Outlook 2007 y otros orígenes distintos. Cuando se importa la información, se crea una copia de la información en una nueva tabla de la base de datos actual. Sin embargo, cuando se vincula a la información, se crea una tabla vinculada en la base de datos que representa un vínculo activo a la información existente almacenada en otro lugar. Por tanto, cuando cambie los datos en la tabla vinculada, los cambiará también en el origen, con algunas excepciones (vea la nota a continuación). Cuando se cambia la información en el origen mediante otro programa, ese cambio queda reflejado en la tabla vinculada.Nota En algunos casos, no puede realizar modificaciones en el origen de datos a través de una tabla vinculada, especialmente si el origen de datos es una hoja de cálculo de Excel.
Crear una nueva tabla importando o vinculando datos externos
- Para usar una base de datos existente, en el menú Archivo, haga clic en Abrir.
- En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
- Para crear una nueva base de datos, en el menú Archivo, haga clic en Nuevo.
- En el cuadro de texto Nombre de archivo, escriba el nombre del archivo. Para cambiar la ubicación, haga clic en el icono de carpeta.
- Haga clic en Crear.
Se abre la nueva base de datos, se crea una nueva tabla denominada Tabla1 y se abre en la vista Hoja de datos.
- En la ficha Datos externos, en el grupo Importar, haga clic en uno de los orígenes de datos disponibles.
- Siga las instrucciones de los cuadros de diálogo.
Access crea la nueva tabla y la muestra en el panel de exploración.
Nota También puede importar o vincular a una lista de SharePoint mediante un comando de la ficha Crear. Vea la siguiente sección para obtener instrucciones detalladas.Volver al principio
Crear una tabla a partir de una lista de SharePoint
Puede crear una tabla en la base de datos que importe o se vincule a una lista de SharePoint. Esta lista puede existir previamente, en cuyo caso puede importarla o crear un vínculo a la misma, o bien, puede crear una nueva lista personalizada o una nueva lista basada en una plantilla predefinida. Las plantillas predefinidas de Office Access 2007 son Contactos, Tareas, Problemas y Eventos.En primer lugar, abra la base de datos en la que desea crear la tabla.
- Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
- En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
- En el grupo Tablas de la ficha Crear, haga clic en Listas de SharePoint.
Crear la lista a partir de una plantilla
- Haga clic en Contactos, Tareas, Problemas o Eventos.
- En el cuadro de diálogo Crear nueva lista, escriba la dirección URL del sitio de SharePoint donde desee almacenar la lista. Escriba también el nombre de la nueva lista de SharePoint y especifique una descripción.
- Si desea que la tabla vinculada se abra una vez creada, active la casilla de verificación Abrir la lista al finalizar (aparece activada de forma predeterminada). En caso contrario, desactive la casilla de verificación.
- Haga clic en Aceptar.
Crear una nueva lista personalizada
- Haga clic en Personalizado.
- En el cuadro de diálogo Crear nueva lista, escriba la dirección URL del sitio de SharePoint donde desee almacenar la lista. Escriba también el nombre de la nueva lista de SharePoint y especifique una descripción.
- Si desea que la tabla vinculada se abra una vez creada, active la casilla de verificación Abrir la lista al finalizar (aparece activada de forma predeterminada). En caso contrario, desactive la casilla de verificación.
- Haga clic en Aceptar.
Importar los datos de una lista existente
- Haga clic en Lista de SharePoint existente.
- En el cuadro de diálogo Obtener datos externos, escriba la dirección URL del sitio de SharePoint que contiene la lista.
- Haga clic en Importar el origen de datos en una nueva tabla de la base de datos actual.
- Haga clic en Siguiente.
- Active la casilla de verificación situada junto a las listas de SharePoint que desea importar.
- Haga clic en Aceptar.
Vincular a una lista existente
- Haga clic en Lista de SharePoint existente.
- En el cuadro de diálogo Obtener datos externos, escriba la dirección URL del sitio de SharePoint que contiene la lista.
- Haga clic en Vincular al origen de datos creando una tabla vinculada.
- Haga clic en Siguiente.
- Active la casilla de verificación situada junto a las listas de SharePoint que desea vincular.
- Haga clic en Aceptar.
Agregar campos a una tabla en la vista Hoja de datos
Los elementos de información de los que se desea realizar un seguimiento se almacenan en campos (denominados también columnas). Por ejemplo, en una tabla Contactos podría crear campos para el apellido, el nombre, el número de teléfono y la dirección, entre otros. Para una tabla Productos, podría crear campos para el nombre del producto, el identificador del producto y el precio.Es importante elegir los campos con cuidado. Por ejemplo, no es recomendable crear un campo para almacenar un campo calculado; es mejor dejar que Office Access 2007 calcule el valor cuando sea necesario. Cuando elija los campos, intente almacenar la información en sus partes más pequeñas posibles. Por ejemplo, en lugar de almacenar un nombre completo, es preferible almacenar el apellido y el nombre por separado. Por regla general, si necesita realizar informes, ordenar o realizar búsquedas o cálculos con un elemento de información, ponga ese elemento en una columna independiente. Para obtener más información sobre el diseño de una base de datos y la selección de campos, vea el artículo Conceptos básicos del diseño de una base de datos.
Un campo tiene determinadas características que lo definen. Por ejemplo, cada campo tiene un nombre que lo identifica inequívocamente dentro de la tabla. También tiene un tipo de datos en consonancia con la información que almacena. El tipo de datos determina los valores que se pueden almacenar y las operaciones que se pueden realizar, así como la cantidad de espacio de almacenamiento provista para cada valor. Cada campo tiene también un grupo de opciones denominadas propiedades que definen las características formales o funcionales del campo. Por ejemplo, la propiedad Formato define el formato de presentación del campo, es decir, qué apariencia tendrá cuando se muestre.
Cuando se crea una nueva tabla, la tabla se abre en la vista Hoja de datos. Puede agregar inmediatamente un campo escribiendo información en la columna Agregar nuevo campo.
Agregar un nuevo campo a una tabla existente
- Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
- En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
- En el panel de exploración, haga doble clic en una de las tablas disponibles para abrirla.
- Escriba los datos en la celda situada debajo del título de columna Agregar nuevo campo.
Agregar un nuevo campo a una tabla nueva
- Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
- En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
- En el grupo Tablas de la ficha Crear, haga clic en Tabla.
Access inserta una nueva tabla en la base de datos y la abre en la vista Hoja de datos.
- Escriba los datos en la celda situada debajo del título de columna Agregar nuevo campo.
En la tabla siguiente se indica cómo funciona la detección automática de tipos de datos en la vista Hoja de datos.
| Si escribe: | Office Access 2007 crea un campo con el tipo de datos: |
|---|---|
| Antonio | Texto |
| http://www.contoso.com Puede utilizar cualquier prefijo válido de protocolo de Internet. Por ejemplo, http://, https:// y mailto: son prefijos válidos. | Hipervínculo |
| 50000 | Número, entero largo |
| 50.000 | Número, entero largo |
| 50.000,99 | Número, doble |
| 50000,389 | Número, doble |
| 31/12/2006 Los formatos de fecha y hora reconocidos son los de la configuración regional del usuario. | Fecha/Hora |
| 31 de diciembre de 2006 | Fecha/Hora |
| 10:50:23 | Fecha/Hora |
| 10:50 a.m. | Fecha/Hora |
| 17:50 | Fecha/Hora |
| 12,50 $ El símbolo de moneda reconocido es el de la configuración regional del usuario. | Moneda |
| 21,75 | Número, doble |
| 123,00% | Número, doble |
| 3,46E+03 | Número, doble |
Si desea definir explícitamente el tipo de datos y el formato de un campo reemplazando la opción proporcionada por Office Access 2007, debe utilizar los comandos del grupo Formato y tipo de datos de la ficha Hoja de datos.
Definir explícitamente el tipo de datos
- En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en Tipo de datos.
- Haga clic en el tipo de datos que desee.
Definir explícitamente el formato
- En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en Formato.
- Haga clic en el formato que desee.
Los nombres de campo pueden contener un máximo de 64 caracteres (letras o números), incluidos espacios. Debe procurar asignar nombres descriptivos a los campos para que pueda identificarlos fácilmente cuando vea o edite registros. Por ejemplo, puede utilizar nombres de campo como Apellido, Dirección y Teléfono particular.
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Agregar campos mediante plantillas de campos
Algunas veces es más sencillo elegir un campo de una lista predefinida de campos que crearlo manualmente. Puede utilizar el panel de tareas Plantillas de campos para elegir un campo de una lista predefinida. Office Access 2007 incluye un conjunto de plantillas de campos integradas que le pueden ahorrar mucho tiempo a la hora de crear campos. Para crear un nuevo campo mediante una plantilla de campos, debe mostrar el panel Plantillas de campos y, a continuación, arrastrar y colocar una o varias plantillas en la tabla abierta en la vista Hoja de datos.Una plantilla de campo es un conjunto predefinido de características y propiedades que describen un campo. La definición de plantilla de campo incluye un nombre de campo, un tipo de datos, una configuración de la propiedad de formato del campo y un número de propiedades adicionales de un campo que, en conjunto, forman un modelo que sirve como punto de partida para crear un nuevo campo.
- Asegúrese de que la tabla está en la vista Hoja de datos.
- En el grupo Campos y columnas de la ficha Hoja de datos, haga clic en Nuevo campo.
Aparece el panel Plantillas de campos.
- Seleccione uno o varios campos en el panel Plantillas de campos y arrástrelos a la tabla. Cuando aparezca la línea de inserción, coloque el campo en su posición.
El campo aparece en la hoja de datos.
Las plantillas de campos son modelos. Proporcionan un punto de partida a partir del cual puede crear un nuevo campo. Pero éste no es el único punto de partida desde el que puede crear un nuevo campo. Además de crear un nuevo campo desde una plantilla de campo, puede crearlo también desde un campo existente en otra tabla.Volver al principio
Agregar un campo de una tabla existente
Si utiliza una base de datos que contiene varias tablas, puede agregar un campo de otra tabla. De hecho, es muy probable que algunas de estas tablas estén relacionadas. En una base de datos relacional, la información se almacena en tablas distintas basadas en temas y, después, se definen relaciones que proporcionan al sistema de administración de bases de datos lo que necesita para reunir la información según se precise. Office Access 2007 permite crear un nuevo campo agregándolo de otra tabla relacionada o de otra tabla para la que no se ha creado una relación. El campo se agrega mediante la lista de campos, que contiene los campos disponibles de otras tablas de la base de datos.
Abrir el panel Lista de campos
- Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
- En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
- En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla a la que desea agregar un campo existente.
La tabla se abre en la vista Hoja de datos.
- En el grupo Campos y columnas de la ficha Hoja de datos, haga clic en Agregar campos existentes.
Aparece el panel Lista de campos.
En el panel Lista de campos se muestran todas las otras tablas de la base de datos agrupadas en categorías. Cuando trabaja con una tabla en la vista Hoja de datos, se muestran dos categorías en el panel Lista de campos: Campos disponibles en tablas relacionadas y Campos disponibles en otras tablas. La primera categoría contiene todas las tablas con las que la tabla abierta mantiene una relación. La segunda categoría contiene todas las tablas con las que la tabla no tiene ninguna relación.Para obtener más información sobre las relaciones de tablas, vea el artículo Crear, modificar o eliminar una relación.
Al hacer clic en el signo más (+) situado junto a la tabla, aparece una lista de todos los campos disponibles en esa tabla. Para agregar un campo a la tabla, arrastre y coloque el campo que desee del panel Lista de campos en la tabla en la vista Hoja de datos.
Agregar un campo desde el panel Lista de campos
- Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
- En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
- En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla a la que desea agregar un campo existente.
La tabla se abre en la vista Hoja de datos.
- En el grupo Campos y columnas de la ficha Hoja de datos, haga clic en Agregar campos existentes.
Aparece el panel Lista de campos.
- Haga clic en el signo más (+) situado junto a la tabla que contiene la lista de campos de esa tabla.
- Arrastre el campo que desee del panel Lista de campos a la tabla en la vista Hoja de datos.
- Cuando aparezca la línea de inserción, coloque el campo en su posición.
Se inicia el Asistente para búsquedas.
- Siga las instrucciones para utilizar el asistente.
Cuando termine de utilizar el asistente, aparecerá el campo en la tabla en la vista Hoja de datos.
Nota Cuando se arrastra y coloca un campo de una tabla no relacionada y después se utiliza el Asistente para búsquedas, se crea automáticamente una relación de uno a varios entre la tabla de la Lista de campos y la tabla abierta.Volver al principio
Definir el tipo de datos de un campo en la vista Hoja de datos
Office Access 2007 suele detectar correctamente el tipo de datos para un campo creado en la vista Hoja de datos. Algunas veces, sin embargo, tendrá que modificar la decisión tomada por Access. Por ejemplo, si tiene dos identificadores de producto que sirven para identificar los productos que vende y escribe un identificador numérico, como 1003, en una tabla en la vista Hoja de datos, la característica de detección automática de tipos de datos definirá un tipo de datos numérico para el campo. Sin embargo, sólo se deben utilizar tipos de datos numéricos para los campos que participan en cálculos aritméticos. Normalmente, los identificadores como un identificador de producto deben almacenarse con el tipo de datos Texto.Si desea definir explícitamente el tipo de datos y el formato de un campo reemplazando la opción proporcionada por Office Access 2007, debe utilizar los comandos del grupo Formato y tipo de datos de la ficha Datos.
Definir explícitamente el tipo de datos
- En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en Tipo de datos.
- Haga clic en el tipo de datos que desee.
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