GUARDAR UNA PLANTILLA

En Microsoft Word 2010, puede crear una plantilla guardando un documento como archivo .dotx, archivo .dot, o archivo .dotm (un tipo de archivo .dotm permite habilitar macros en el archivo).

¿Qué desea hacer?

• Obtener información sobre las plantillas
• Crear una plantilla (guardar como plantilla)
• Agregar bloques de creación a una plantilla
• Agregar controles de contenido a una plantilla
• Agregar protección a una plantilla

Obtener información sobre las plantillas

Una plantilla es un tipo de documento que crea una copia de sí mismo cuando se abre.
Por ejemplo, un plan de negocios es un documento que se suele escribir en Word. En lugar de crear la estructura de dicho plan desde cero, puede utilizar una plantilla con diseño de página, fuentes, márgenes y estilos predefinidos. Todo lo que tiene que hacer es abrir una plantilla y rellenar el texto y la información específica del documento. Al guardar éste como un archivo .docx o .docm, se almacenará por separado de la plantilla en la que está basado.
En una plantilla, puede incluir secciones recomendadas o texto de uso obligatorio, así como controles de contenido; por ejemplo, una lista desplegable predefinida o un logotipo especial. Es posible proteger una sección de una plantilla, o aplicar una contraseña a ésta para impedir la modificación de su contenido.
Puede encontrar plantillas de Word para la mayoría de los tipos de documentos en Office.com. Si dispone de una conexión a Internet, haga clic en la ficha Archivo, haga clic en Nuevo y, a continuación, haga clic en la categoría de plantillas que desee. También puede crear sus propias plantillas.
 Nota   Si desea crear plantillas complejas y muy estructuradas, como un formulario para la declaración de impuestos, es aconsejable que utilice programas de creación de formularios, como Microsoft InfoPath 2010.
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Crear una plantilla (guardar como plantilla)

Puede comenzar con un documento vacío y guardarlo como una plantilla, o puede crear una plantilla basada en un documento o plantilla ya existente.

Comenzar con una plantilla en blanco

1. Haga clic en la ficha Archivo y, a continuación, haga clic en Nuevo.
2. Haga clic en Documento en blanco y, a continuación, haga clic en Crear.
3. Realice los cambios que desee en los valores de los márgenes, el tamaño y la orientación del papel, los estilos y otros formatos.

También puede agregar controles de contenido como un selector de fecha, texto informativo y gráficos que desee que aparezcan en todos los documentos nuevos basados en la plantilla.

4. Haga clic en la ficha Archivo y, a continuación, haga clic en Guardar como.
5. En el cuadro de diálogo Guardar como realice una de las siguientes operaciones:
• En un equipo con Windows 7, desplácese hasta el principio de la lista de carpetas y, en Microsoft Word, haga clic en Plantillas.
• En un equipo con Windows Vista, en los vínculos Favoritos, haga clic en Plantillas.
• En un equipo con Windows XP, en los vínculos Guardar en, haga clic en Plantillas de confianza.
6. Escriba un nombre de archivo para la nueva plantilla, seleccione Plantilla de Word en la lista Guardar como tipo y, a continuación, haga clic en Guardar.

 Nota   También puede guardar la plantilla como una Plantilla habilitada con macros de Word (archivo .dotm) o como una Plantilla de Word 97-2003 (archivo .dot).

7. Cierre la plantilla.

Crear una plantilla basada en una plantilla o documento existente

1. Haga clic en la ficha Archivo y, a continuación, haga clic en Nuevo.
2. En Plantillas disponibles, haga clic en Nueva a partir de existente.
3. Haga clic en una plantilla o documento que sea similar a la que desee crear y, a continuación, haga clic en Crear nuevo.
4. Realice los cambios que desee en los valores de los márgenes, el tamaño y la orientación del papel, los estilos y otros formatos.

Agregue los controles de contenido, como un selector de fecha, el texto informativo y los gráficos que desee que aparezcan en todos los documentos nuevos basados en la plantilla.

5. Haga clic en la ficha Archivo y, a continuación, haga clic en Guardar como.
6. En el cuadro de diálogo Guardar como realice una de las siguientes operaciones:
• En un equipo con Windows 7, desplácese hasta el principio de la lista de carpetas y, en Microsoft Word, haga clic en Plantillas.
• En un equipo con Windows Vista, en los vínculos Favoritos, haga clic en Plantillas.
• En un equipo con Windows XP, en los vínculos Guardar en, haga clic en Plantillas de confianza.
7. Escriba un nombre de archivo para la nueva plantilla, seleccione Plantilla de Word en la lista Guardar como tipo y, a continuación, haga clic en Guardar.

 Nota   También puede guardar la plantilla como una Plantilla habilitada con macros de Word (archivo .dotm) o como una Plantilla de Word 97-2003 (archivo .dot).

8. Cierre la plantilla.

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Agregar bloques de creación a una plantilla

Los bloques de creación son partes reutilizables de contenido u otras partes del documento que se almacenan en galerías para que se obtenga acceso a ellos y se reutilicen en cualquier momento. También pueden guardarse y distribuirse con las plantillas.
Por ejemplo, podría crear una plantilla de informe que proporcione a los usuarios dos tipos de carta de presentación entre los que elegir cuando creen sus propios informes basándose en dicha plantilla.

1. Guarde y cierre la plantilla que ha diseñado de acuerdo con sus necesidades y en la que desea agregar bloques de creación entre los que podrán elegir los usuarios.
2. Abra la plantilla.

Mantenga abierta la plantilla en la que desea agregar las opciones de bloques de creación.

3. Cree los bloques de creación que desea proporcionar a los usuarios de la plantilla.

Cuando rellene la información en el cuadro de diálogo Crear nuevo bloque de creación, asegúrese hacer clic en el nombre de la plantilla en el cuadro Guardar en.

Para obtener más información sobre la creación de bloques de creación y su adición a las galerías, vea Agregar un bloque de creación a una galería.

 Nota    Si desea que los bloques de creación estén disponibles en un control de contenido de galería de bloque de creación, asigne los bloques de creación a una única categoría en el cuadro de diálogo Crear nuevo bloque de creación.

4. Distribuya la plantilla.

Cuando envíe o ponga a disposición de los demás usuarios la plantilla, los bloques de creación que ha guardado junto con ésta estarán disponibles en las galerías que haya especificado.

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Agregar controles de contenido a una plantilla

Si desea ofrecer una mayor flexibilidad a los usuarios que utilicen su plantilla, agregue y configure controles de contenido en ésta, como controles de texto enriquecido, imágenes, listas desplegables o selectores de fecha.
Por ejemplo, podría proporcionar a un compañero una plantilla que incluyese una lista desplegable, pero dicho compañero desea utilizar un conjunto de opciones distinto en dicha lista para el documento basado en su plantilla que está distribuyendo. Dado que usted permitió la edición de la lista desplegable al agregar el control de contenido a la plantilla, su compañero podrá modificarla rápida y fácilmente para adaptarla a sus necesidades.
 Nota   Si no están disponibles los controles de contenido, es posible que tenga abierto un documento o una plantilla creado en una versión anterior de Word. Para utilizar controles de contenido, debe convertir el documento al formato de archivo de Word 2010 haciendo clic en la ficha Archivo, Información, Convertir y, a continuación, en Aceptar. Una vez que haya convertido el documento, guárdelo.
Para agregar controles de contenido, debe mostrar la ficha Programador.

Mostrar la ficha Programador

1. Haga clic en la ficha Archivo.
2. Haga clic en Opciones.
3. Haga clic en Personalizar la cinta de opciones.
4. En Personalizar la cinta, haga clic en Fichas principales.
5. En la lista, active la casilla Programador y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Agregar controles de contenido

En la ficha Programador, en el grupo Controles, haga clic en Modo Diseño e inserte los controles que desee.

Insertar un control de texto en el que los usuarios puedan escribir texto.

En un control de contenido de texto enriquecido, los usuarios pueden aplicar formato al texto como negrita o cursiva y, a continuación, escribir varios párrafos. Si desea limitar qué usuarios agregar, inserte el control de contenido de texto sin formato.

1. Haga clic en el lugar donde desea insertar el control.
2. En la ficha Programador, en el grupo Controles, haga clic en Control de contenido de texto enriquecido o en Control de contenido de texto sin formato .

Para definir propiedades específicas en el control, vea Establecer o cambiar las propiedades de los controles comunes.

Insertar un control de imagen

1. Haga clic en el lugar donde desea insertar el control.
2. En la ficha Programador, dentro del grupo Controles, haga clic en Control de imagen.

Para definir propiedades específicas en el control, vea Establecer o cambiar las propiedades de los controles comunes.

Insertar un cuadro combinado o lista desplegable

En un cuadro combinado, los usuarios pueden seleccionar de una lista de las opciones que proporcione o pueden escribir su propia información. En una lista desplegable, los usuarios solo pueden seleccionar de la lista de opciones.

1. En la ficha Programador, en el grupo Controles, haga clic en Control de contenido de cuadro combinado o Control de contenido de lista desplegable .
2. Seleccione el control de contenido y en la ficha Programador, en el grupo Controles, haga clic en Propiedades.

3. Para crear una lista de opciones, haga clic en Agregar en Propiedades del cuadro combinado o en Propiedades de la lista desplegable.
4. Escriba una opción en el cuadro Nombre para mostrar, como Sí, No o Quizás.

Repita este paso hasta que todas las opciones aparezcan en la lista desplegable.

5. Rellene las demás propiedades que desee.

 Nota    Si activa la casilla No se puede editar el contenido, los usuarios no pueden hacer clic en ninguna opción.

Insertar un selector de fecha

1. Haga clic en el lugar donde desea insertar el control selector de fecha.
2. En la ficha Programador, dentro del grupo Controles, haga clic en Control de contenido de selector de fecha.

Para definir propiedades específicas en el control, vea Establecer o cambiar las propiedades de los controles comunes.

Insertar una casilla de verificación

1. Haga clic en el lugar donde desea insertar la casilla.
2. En la ficha Programador, dentro del grupo Controles, haga clic en Control de contenido de casilla de verificación.

Para definir propiedades específicas en el control, vea Establecer o cambiar las propiedades de los controles comunes.
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Insertar un control de galería de bloque de creación

Puede usar controles de bloques de creación si desea que los usuarios elijan un bloque específico de texto.
Por ejemplo, los controles de bloques de creación son útiles si configura una plantilla de contrato y necesita un texto repetitivo diferente, en función de los requisitos específicos del contrato. Puede crear controles de contenido de texto enriquecido de cada versión del texto repetitivo y, a continuación, puede usar un control de galería de bloque de creación como el contenedor de los controles de contenido de texto enriquecido.
También puede usar un control de bloque de creación en un formulario.

1. Haga clic en el lugar donde desea insertar el control.
2. En la ficha Programador, dentro del grupo Controles, haga clic en Control de contenido de galería de bloque de creación.

3. Haga clic en el control de contenido para seleccionarlo.
4. En la ficha Programador, en el grupo Controles, haga clic en Propiedades.
5. Haga clic en Galería y en Categoría para los bloques de creación que desee tener disponibles en el control de bloque de creación.

Para obtener más información sobre cómo configurar otras propiedades en el control, vea Establecer o cambiar las propiedades de los controles comunes.

Establecer o cambiar las propiedades de los controles comunes

1. Seleccione el control de contenido y haga clic en Propiedades en el grupo Controles.
2. En el cuadro de diálogo Propiedades, elija si el control de contenido se va a poder eliminar o editar cuando alguien utilice la plantilla.
3. Si desea mantener varios controles de contenido o algunos párrafos de texto juntos, seleccione los controles o el texto y, a continuación, haga clic en Agrupar en el grupo Controles.

Por ejemplo, podría tener un texto de renuncia de tres párrafos. Si utiliza el comando Agrupar para agrupar dichos párrafos, la renuncia no se podrá editar y únicamente se podrá eliminar como un grupo.

Agregar texto de instrucciones a una plantilla

Un texto con instrucciones puede dar más juego a la plantilla que va a crear. Puede cambiar este texto predeterminado en los controles de contenido.

Si desea personalizar el texto con instrucciones para los usuarios de su plantilla, siga el procedimiento siguiente:

1. En la ficha Programador, en el grupo Controles, haga clic en Modo de diseño.

2. Haga clic en el control de contenido donde desea revisar el texto con instrucciones.
3. Modifique el texto y aplique el formato que desee.
4. En la ficha Programador, en el grupo Controles, haga clic en Modo Diseño para desactivar la función de diseño y guardar el texto con instrucciones.

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Agregar protección a una plantilla

Puede agregar protección a los controles de contenido de una plantilla para evitar que se elimine o modifique un control o un grupo de controles, o puede proteger todo el contenido de la plantilla con contraseña.

Agregar protección a partes de una plantilla

1. Abra la plantilla a la que desee agregar protección.
2. Seleccione los controles de contenido en el que desea restringir los cambios.

Para seleccionar varios controles, mantenga presionada la tecla CTRL mientras hace clic en los controles.

3. En la ficha Programador del grupo Controles, haga clic en Grupo, y, a continuación, en Grupo de nuevo.
4. En el grupo Controles de la ficha Programador, haga clic en Propiedades.

5. En el cuadro de diálogo Propiedades del control de contenido, en Bloqueando, siga uno de estos procedimientos:
• Active la casilla de verificación No se puede eliminar el control de contenido, que permite modificar el contenido del control pero no permite eliminarlo de la plantilla ni de un documento que esté basado en la plantilla.
• Active la casilla No se puede editar el contenido, que permite eliminar el control pero no permite modificar su contenido.

Utilice este valor cuando desee proteger texto si se incluye. Por ejemplo, si incluye a menudo una renuncia, puede asegurarse de que el texto siga siendo el mismo y eliminar la renuncia para los documentos que no la necesiten.

Asignar una contraseña a una plantilla

Para asignar una contraseña al documento para que solo los revisores que sepan la contraseña puedan quitar la protección, haga lo siguiente:

1. Abra la plantilla a la que desee asignar una contraseña.
2. En la ficha Revisar, en el grupo Proteger, haga clic en Restringir edición.
3. En la sección Comenzar a aplicar, haga clic en Sí, aplicar la protección.
4. Escriba una contraseña en el cuadro Escriba la nueva contraseña (opcional) y, a continuación, confirme la contraseña.

 Importante   Si elige no utilizar contraseña, cualquier persona podrá cambiar sus restricciones de edición.

Utilice contraseñas seguras que combinen letras en mayúsculas y minúsculas, números y símbolos. Las contraseñas no seguras son aquellas que no combinan estos elementos. Un ejemplo de contraseña segura sería Y6dh!et5 y de contraseña no segura, Casa27. Las contraseñas deben tener 8 o más caracteres. Una frase con 14 o más caracteres es todavía mejor. Para obtener más información, vea Ayudar a proteger la información personal con contraseñas seguras.
Es fundamental que recuerde la contraseña. Si la olvida, Microsoft no puede recuperarla. Guarde las contraseñas que anote en un lugar seguro, lejos de la información que ayudan a